WFH คืออะไร? ทำงานจากที่บ้านอย่างไรให้ธุรกิจยังดูเป็นมืออาชีพ

WFH คือการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) พนักงานทำหน้าที่เดิมของตัวเองจากที่พักอาศัย และติดต่อทีมกับลูกค้าผ่านอินเทอร์เน็ตแทนการเดินทางเข้าออฟฟิศ สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คำถามที่ตามมาคือ เมื่อทั้งทีมไม่ได้อยู่ในออฟฟิศ ลูกค้าจะยังติดต่อธุรกิจได้สะดวกและมองธุรกิจแบบเดิมหรือไม่

งานหน้าคอมพิวเตอร์หลายอย่างย้ายไปทำที่บ้านได้ด้วยแชต วิดีโอคอล และไฟล์บนคลาวด์ ส่วนที่ต้องคิดเพิ่มคือรายละเอียดที่ลูกค้าเห็น ได้แก่ ที่อยู่บนนามบัตรและเว็บไซต์ เบอร์ที่ลูกค้าโทรเข้า คนที่รับพัสดุ และสถานที่สำหรับนัดคุยงาน ถ้าจัดการเรื่องเหล่านี้ไว้ก่อน เช่น ใช้สำนักงานเสมือนสำหรับที่อยู่ เบอร์โทร และการรับพัสดุ ลูกค้าก็ยังติดต่อธุรกิจได้ตามปกติแม้ทีมจะไม่ได้เข้าออฟฟิศ

WFH คืออะไร และต่างจากการทำงานทางไกลอย่างไร

คำว่า WFH ระบุสถานที่ไว้ชัดเจน คือบ้านหรือที่พักของพนักงานเอง คำนี้ใช้เรียกได้ทั้งนโยบายของบริษัทที่เปิดให้พนักงานทำงานนอกออฟฟิศ และวันที่ทีมตกลงกันว่าจะไม่เข้าออฟฟิศ

การทำงานทางไกล (Remote Work) มีความหมายกว้างกว่า หมายถึงการทำงานจากสถานที่ใดก็ได้นอกสำนักงาน เช่น บ้าน โคเวิร์คกิ้งสเปซ (Coworking Space) หรือสถานที่อื่น การทำงานจากบ้านจึงเป็นรูปแบบหนึ่งของการทำงานทางไกล ส่วนการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) คือการสลับวันทำงานระหว่างบ้านกับออฟฟิศ

ข้อดีและข้อจำกัดของการทำงานจากบ้านสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ข้อดีข้อแรกคือเวลา ทีมไม่ต้องใช้ช่วงเช้าและเย็นไปกับการเดินทางในกรุงเทพฯ และนำเวลานั้นไปใช้กับงานหรือชีวิตส่วนตัวได้ เจ้าของกิจการเองมีโอกาสรับคนที่บ้านอยู่ไกลจากออฟฟิศเข้าทีมได้ง่ายขึ้น และเมื่อพนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกันทุกวัน ธุรกิจอาจไม่ต้องเช่าพื้นที่ไว้สำหรับทุกคน

ข้อจำกัดหลักภายในทีมอยู่ที่การประสานงาน เรื่องที่เคยตกลงกันได้ในไม่กี่นาทีที่โต๊ะทำงานอาจกลายเป็นข้อความหลายรอบในแชต พนักงานใหม่อาจเรียนรู้งานได้ช้ากว่าเมื่อไม่มีคนสอนงานนั่งอยู่ใกล้ ๆ และเวลางานกับเวลาส่วนตัวอาจปนกันจนบางคนตอบงานถึงดึก กติกาที่ตกลงร่วมกันช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ เช่น ช่วงเวลาที่ทุกคนติดต่อได้ และช่องทางที่ใช้สำหรับเรื่องด่วน

ข้อจำกัดอีกด้านอยู่นอกทีม คือประสบการณ์ของลูกค้าเมื่อติดต่อธุรกิจ คนในทีมอาจไม่ทันสังเกตจุดนี้ เพราะไม่ได้เป็นฝ่ายที่โทรเข้ามาหรือส่งเอกสารถึงบริษัท

สิ่งที่ลูกค้าเห็นเมื่อทีมทำงานจากบ้าน

ลูกค้ารายใหม่อาจประเมินความมั่นคงของธุรกิจจากรายละเอียดที่เห็นตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก เมื่อทีมย้ายไปทำงานจากบ้าน รายละเอียดเหล่านี้อาจเปลี่ยนตามไปด้วยโดยไม่มีใครตั้งใจ จึงควรกำหนดให้ชัดว่าแต่ละเรื่องจะจัดการอย่างไร

ที่อยู่บนนามบัตร ใบเสนอราคา และเว็บไซต์

วิธีที่ไม่ต้องจัดการอะไรเพิ่มคือใช้ที่อยู่บ้านต่อไป ข้อแลกเปลี่ยนคือที่อยู่บ้านจะปรากฏบนเว็บไซต์ นามบัตร และใบเสนอราคา ใครที่ได้ข้อมูลเหล่านี้ก็เดินทางมาถึงหน้าบ้านได้ และลูกค้าบางรายอาจมองว่าธุรกิจเล็กกว่าความเป็นจริง

อีกทางหนึ่งคือใช้ที่อยู่ธุรกิจในอาคารสำนักงานผ่านบริการสำนักงานเสมือน (Virtual Office) ธุรกิจพิมพ์ที่อยู่นี้บนนามบัตรและเว็บไซต์ ผู้ให้บริการรับจดหมายและพัสดุแทน ส่วนทีมยังทำงานจากบ้านตามเดิม

เบอร์โทรที่ลูกค้าโทรเข้า

เมื่อทุกสายเข้ามือถือส่วนตัวของเจ้าของ ลูกค้าอาจโทรมาตอนที่เจ้าของติดประชุมแล้วไม่มีใครรับ หรือได้ยินเสียงในบ้านระหว่างคุยงาน ถ้าลูกค้าแต่ละรายติดต่อผ่านเบอร์ของพนักงานแต่ละคน เบอร์นั้นจะออกไปพร้อมกับพนักงานเมื่อลาออก และลูกค้าบางรายอาจติดต่อบริษัทไม่ได้

เบอร์กลางของบริษัทที่มีคนรับสายแทน แล้วโอนต่อไปยังคนที่ทำงานอยู่บ้าน ช่วยให้สายของลูกค้ามีคนรับ และทีมไม่ต้องให้เบอร์ส่วนตัวกับลูกค้า หากไม่มีใครว่าง คนรับสายจดข้อความไว้ให้โทรกลับได้

จดหมาย พัสดุ และเอกสารที่ต้องเซ็นรับ

สัญญาฉบับจริง เช็ค หรือตัวอย่างสินค้าที่ลูกค้าส่งมาต้องมีคนรับ ถ้าของแต่ละชิ้นไปถึงบ้านพนักงานคนละหลัง เอกสารอาจตกหล่นหรือตามหายาก การกำหนดที่อยู่รับไว้ที่เดียว และมีคนรับแทนเมื่อทีมไม่อยู่ ช่วยให้ทุกชิ้นมีจุดรับที่ชัดเจน

ที่อยู่ การรับสาย และจดหมายในบริการเดียว

บริการสำนักงานเสมือนสามารถรวมทั้งสามเรื่องไว้ด้วยกัน คือที่อยู่ธุรกิจ เบอร์โทรที่มีคนรับสาย และการจัดการจดหมาย โดยรายละเอียดต่างกันไปตามแพ็กเกจและผู้ให้บริการ ก่อนเลือก ควรถามว่าแพ็กเกจรวมการรับสายไว้หรือไม่ จดหมายจะเก็บไว้ให้มารับหรือส่งต่อไปที่บ้าน และมีห้องประชุมให้จองในอาคารเดียวกันหรือไม่

สำนักงานเสมือนสำหรับการทำงานจากที่บ้านของ Servcorp เป็นตัวอย่างหนึ่ง ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่เลือก ธุรกิจจะได้ที่อยู่ในอาคารสำนักงาน 1 ใน 4 แห่งในกรุงเทพฯ ไว้ใช้บนนามบัตรและเว็บไซต์ พนักงานต้อนรับรับสายในนามบริษัทและโอนสายตามที่คุณกำหนด และจดหมายกับพัสดุที่ส่งถึงที่อยู่นี้ส่งต่อไปยังบ้านหรือที่อยู่อื่นที่คุณเลือกได้ เมื่อต้องพบลูกค้า ก็จองห้องประชุมในอาคารเหล่านี้ได้เป็นรายชั่วโมงหรือรายวัน

นัดพบลูกค้าที่ไหนเมื่อทีมไม่มีออฟฟิศประจำ

การประชุมแต่ละแบบต้องการสถานที่ต่างกัน ทางเลือกที่ธุรกิจซึ่งทำงานจากบ้านใช้ได้มีดังนี้

• วิดีโอคอล เหมาะกับการอัปเดตงานและการประชุมสั้น ๆ กับลูกค้าที่รู้จักกันแล้ว และประหยัดเวลาเดินทางของทั้งสองฝ่าย
• ห้องประชุมของลูกค้า ใช้ได้ดีเมื่อลูกค้าสะดวกให้ไปพบ โดยลูกค้าเป็นผู้จัดสถานที่และอุปกรณ์
• ร้านกาแฟ พอใช้ได้สำหรับการคุยแบบไม่เป็นทางการ เสียงรอบข้างและโต๊ะที่อยู่ใกล้กันทำให้ไม่เหมาะกับการคุยเรื่องตัวเลขหรือข้อมูลลับ
• ห้องประชุมที่จองเป็นรายชั่วโมงในอาคารสำนักงาน ให้ความเป็นส่วนตัวและพื้นที่ที่จัดไว้สำหรับคุยงาน จึงเหมาะกับการพบลูกค้าครั้งแรก การนำเสนองาน และการเซ็นสัญญา

ธุรกิจที่ทำงานจากบ้านอาจใช้หลายแบบผสมกันตามลักษณะของนัดหมาย เช่น คุยงานประจำผ่านวิดีโอคอล และจองห้องประชุมเฉพาะวันที่ต้องพบลูกค้าต่อหน้า การเลือกห้องที่อยู่ใกล้สถานีรถไฟฟ้า BTS หรือ MRT ช่วยให้ลูกค้าเดินทางมาได้สะดวก

วางแผนวัน WFH ของทีมช่วงฝุ่น PM2.5

ช่วงที่ค่าฝุ่น PM2.5 สูง การทำงานจากบ้านอาจกลายเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจภายในวันเดียว กรุงเทพมหานครเคยขอความร่วมมือหน่วยงานภาครัฐและเอกชนให้พนักงานทำงานจากบ้านอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 วัน เมื่อค่าฝุ่นพุ่งสูงถึงระดับสีส้ม และประกาศให้เริ่มตั้งแต่วันรุ่งขึ้น

ทีมที่ตกลงกันไว้ก่อนเข้าฤดูฝุ่นจะปรับเป็นวันทำงานจากบ้านได้เร็วขึ้น เรื่องที่ควรตกลงกันล่วงหน้ามีดังนี้

• งานหรือตำแหน่งใดทำจากบ้านได้ และงานใดยังต้องมีคนอยู่ที่หน้างานหรือหน้าร้าน
• ทีมจะใช้อะไรเป็นจุดตัดสินใจเรื่องวัน WFH เช่น คำขอจากหน่วยงานรัฐ หรือค่าฝุ่นที่ประกาศในแต่ละวัน และจะแจ้งกันผ่านช่องทางไหน
• ทุกคนเข้าถึงไฟล์ ระบบงาน และ VPN จากบ้านได้แล้ว โดยทดสอบก่อนวันที่ต้องใช้จริง
• นัดพบลูกค้าที่มีอยู่แล้วจะเปลี่ยนเป็นวิดีโอคอล หรือย้ายไปห้องประชุมที่ลูกค้าเดินทางสะดวกได้หรือไม่

เมื่อช่องทางที่ลูกค้าใช้ติดต่อไม่ขึ้นกับว่าทีมนั่งทำงานที่ไหน วัน WFH ที่ประกาศกะทันหันก็อาจแทบไม่กระทบลูกค้า

สัญญาณว่าถึงเวลามีพื้นที่ทำงานนอกบ้าน

การทำงานจากบ้านที่เหมาะกับธุรกิจในวันนี้ อาจไม่เหมาะอีกต่อไปเมื่อธุรกิจเติบโต สัญญาณที่ควรสังเกต ได้แก่ ลูกค้าขอเข้ามาพบที่สำนักงานบ่อยขึ้น ทีมต้องนั่งทำงานด้วยกันหลายวันต่อสัปดาห์ พนักงานใหม่ต้องเรียนงานอย่างใกล้ชิด หรือพื้นที่ในบ้านไม่พอสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิหรือข้อมูลที่ต้องเก็บเป็นความลับ

ขั้นถัดไปไม่จำเป็นต้องเป็นสัญญาเช่าออฟฟิศระยะยาว โต๊ะทำงานในโคเวิร์คกิ้งสเปซเหมาะกับคนที่อยากออกมาทำงานนอกบ้านเป็นบางวัน ส่วนสำนักงานพร้อมบริการ (Serviced Office) เหมาะกับทีมที่ต้องการห้องของตัวเองซึ่งมีเฟอร์นิเจอร์และระบบไอทีพร้อมใช้ ธุรกิจที่ใช้ที่อยู่ธุรกิจอยู่แล้วอาจเริ่มจากการจองห้องทำงานรายวัน (Day Office) ก่อนตัดสินใจ

ข้อคิดส่งท้าย

วิธีตรวจความพร้อมแบบง่าย ๆ คือลองเป็นลูกค้าของตัวเองในวันที่ทั้งทีมทำงานจากบ้าน โทรเข้าเบอร์บริษัทแล้วดูว่าใครรับสายและรับในนามอะไร เปิดหน้าติดต่อบนเว็บไซต์ดูว่าแสดงที่อยู่ไหนไว้ และนึกดูว่าถ้าลูกค้าขอพบพรุ่งนี้ จะนัดที่ไหน คำตอบที่ได้จะบอกว่าธุรกิจพร้อมสำหรับวัน WFH แล้วหรือยัง และควรเติมส่วนไหนก่อน

คำถามที่พบบ่อย